Este artigo faz parte de uma série sobre a evolução da perspetiva relativamente à externalização da administração de fundos. Para a maioria dos gestores, esta mudança reflete uma reavaliação mais ampla da forma como o seu modelo operacional responde às expectativas dos investidores, aos requisitos regulamentares e ao crescimento a longo prazo.
Nos nossos artigos anteriores, analisámos as razões pelas quais muitos gestores de fundos estão a reavaliar a administração interna, bem como os sinais operacionais que, muitas vezes, indicam que pode ser altura de considerar a externalização.
Assim que a decisão de externalizar for tomada, a atenção volta-se para a execução. A escolha do administrador de fundos certo é, muitas vezes, o fator que determina o valor a longo prazo.
Um administrador de fundos não é simplesmente um prestador de serviços. É um parceiro a longo prazo e, por extensão, passa a fazer parte do modelo operacional do fundo. O seu papel influencia a qualidade da experiência do investidor, a solidez da conformidade regulamentar e a resiliência e escalabilidade da plataforma à medida que esta evolui. Por este motivo, a seleção do administrador é cada vez mais analisada com rigor pelos investidores e auditores, podendo também ser relevante para as avaliações regulatórias em matéria de governação, delegação e resiliência operacional.
Desafios comuns na seleção de administradores
Embora os critérios de seleção sejam bem compreendidos, em princípio, na prática os gestores enfrentam frequentemente dificuldades em comparar os prestadores em condições equivalentes.
Isto pode incluir:
Dificuldade em avaliar a dimensão e a estrutura das equipas de assistência
Visibilidade limitada das plataformas tecnológicas e dos fluxos de trabalho de dados
Diferenças entre a presença global e a capacidade real de prestação de serviços
Adotar uma abordagem estruturada à avaliação pode ajudar a garantir que o administrador selecionado esteja em conformidade tanto com os requisitos atuais como com os planos de crescimento futuros.
Apresentamos as principais considerações em que os gestores devem centrar-se ao avaliar os administradores de fundos, com base nas áreas que mais se destacam na prática e durante períodos de crescimento, mudança ou maior escrutínio.
Capacidade de integração e transição
Escolher o administrador certo desde o início é sempre o ideal. Um aspeto frequentemente ignorado, no entanto, é a importância de selecionar um prestador de serviços experiente e devidamente preparado para gerir a integração e as transições de forma controlada e transparente.
Dedicar tempo à seleção de um parceiro cujos sistemas, equipas e processos estejam em sintonia com o seu modelo operacional pode contribuir para a continuidade e a flexibilidade à medida que a plataforma do seu fundo evolui. Com a preparação adequada e um administrador experiente, os processos de integração e transição podem ser geridos de forma eficiente, com o objetivo de minimizar as perturbações para os investidores e para as operações do dia-a-dia.
Experiência comprovada com o tipo de fundo e a estratégia em questão
A administração de fundos não é um serviço que sirva para todos.
Os administradores devem ser capazes de demonstrar experiência com estruturas, estratégias e perfis de investidores semelhantes. Isto inclui familiaridade com solicitações de capital, mecanismos de distribuição, abordagens de avaliação e coordenação de auditorias em fundos com características semelhantes.
No que diz respeito às estratégias emergentes, incluindo ativos digitais e estruturas tokenizadas, sempre que aplicável, é igualmente importante compreender as expectativas regulamentares, os processos de auditoria e os controlos de dados.
Âmbito jurisdicional em consonância com os planos atuais e futuros
A capacidade de atuar em várias jurisdições é cada vez mais essencial.
Os administradores devem possuir experiência prática nas jurisdições onde o seu fundo está atualmente constituído ou onde está a angariar fundos de forma ativa. Se a expansão fizer parte da sua estratégia, é igualmente importante avaliar se o administrador tem uma presença consolidada nas jurisdições que pretende abranger.
O alcance geográfico, por si só, não é suficiente. A consistência do serviço em todas as localizações é igualmente importante, especialmente nos casos em que é necessário alinhar os relatórios, a prestação de serviços aos investidores e os requisitos regulamentares. Por conseguinte, os gestores devem compreender antecipadamente o modelo de prestação de serviços do administrador, incluindo a forma como as equipas estão estruturadas e como o trabalho é coordenado entre as diferentes jurisdições.
Tecnologia que promove a precisão, a transparência e a experiência do investidor
A tecnologia está na base da qualidade da administração.
Os sistemas integrados, os portais seguros para investidores, os fluxos de trabalho automatizados e os controlos rigorosos dos dados garantem a precisão, a escalabilidade e a confiança dos investidores. A dependência excessiva de processos manuais aumenta o risco operacional e pode limitar o crescimento à medida que as estruturas dos fundos e as bases de investidores se expandem.
Os gestores devem procurar compreender claramente a tecnologia de que o seu potencial administrador dispõe, nomeadamente se esta é de nível institucional e se foi concebida especificamente para a administração de fundos. Sempre que possível, solicitem demonstrações da plataforma e do ambiente de relatórios para avaliar em que medida esta apoia o vosso modelo operacional, os requisitos dos investidores e os planos de crescimento futuros.
Independência, controlos e governação
A independência é uma das principais razões pelas quais os investidores preferem a administração externalizada.
Um bom administrador deve operar no âmbito de um quadro de controlo claramente definido, apoiado pela separação de funções, por procedimentos documentados e por uma supervisão independente. Isto inclui o planeamento da continuidade das atividades, medidas de segurança cibernética e auditorias regulares, tanto internas como externas.
Os gestores devem compreender de que forma estes controlos estão integrados nas operações do dia-a-dia e como são testados. Durante o processo de due diligence dos investidores, a qualidade e a maturidade do quadro de governação de um administrador são, muitas vezes, tão importantes quanto os próprios relatórios.
Conhecimento da legislação e apoio à conformidade
Os requisitos regulamentares continuam a evoluir em todos os principais centros de domiciliação de fundos.
Os administradores devem estar preparados para acompanhar ativamente a evolução da regulamentação e traduzi-la em processos operacionais práticos, em vez de se limitarem a atualizações reativas. Isto inclui alterações que afetem a apresentação de relatórios, a divulgação de informação, as normas relativas ao combate ao branqueamento de capitais (AML) e ao «Conheça o seu cliente» (KYC), bem como a supervisão das delegações de poderes.
Um apoio administrativo experiente pode reduzir o risco de execução, contribuir para a elaboração de relatórios atempados e precisos e ajudar a limitar as perturbações decorrentes de alterações regulamentares.
Modelo de serviço, recursos e continuidade
A consistência do serviço depende da forma como as equipas estão estruturadas e dos recursos de que dispõem.
Os administradores devem implementar modelos de prestação de serviços baseados no trabalho em equipa, com funções bem definidas, vias de escalamento e a profundidade adequada para dar resposta aos picos dos ciclos de prestação de contas, aos lançamentos de fundos e aos períodos de mudança. A dependência de um número reduzido de indivíduos pode reintroduzir o risco de dependência de pessoas-chave num modelo externalizado.
Os gestores devem procurar esclarecer como é assegurada a continuidade, como é partilhado o conhecimento entre as equipas e como são garantidos os níveis de serviço à medida que a relação evolui.
Adaptação à cultura organizacional e comunicação
A administração de fundos é uma relação de trabalho a longo prazo.
Uma comunicação clara, a capacidade de resposta e a capacidade de interagir de forma construtiva com auditores, consultores jurídicos e investidores são essenciais para manter o dinamismo e a confiança. Isto torna-se particularmente importante durante auditorias, processos de due diligence e períodos de transição ou crescimento.
O alinhamento cultural não deve ser subestimado. Um administrador que compreenda o seu estilo de trabalho e se comunique de forma clara pode tornar as situações complexas mais fáceis de gerir e resolver.
Como a Trident Trust pode ajudar
A Trident Trust é um prestador independente de serviços de administração de fundos, com um historial de quase 50 anos. A independência é fundamental para a nossa abordagem e está na base da governação, da objetividade e da garantia que os investidores, as entidades reguladoras e os gestores esperam cada vez mais da administração externalizada.
Apoiamos gestores de ativos alternativos numa ampla gama de classes de ativos e estratégias, incluindo capital privado, capital de risco, dívida privada, fundos de cobertura e estruturas de ativos digitais. As nossas equipas operam nos principais centros de domiciliação de fundos, incluindo os Estados Unidos, as Ilhas Caimão, o Luxemburgo, Malta, Singapura, Hong Kong, o Dubai e as Ilhas Maurício, a par de capacidades consolidadas na gestão de fundos privados noutras jurisdições, tais como as Ilhas Virgens Britânicas (BVI) e Jersey. Esta presença global permite-nos apoiar tanto as estruturas já estabelecidas como a futura expansão de forma consistente e coordenada.
Os nossos serviços de administração de fundos contam com o apoio de plataformas tecnológicas seguras e de controlos concebidos para reforçar a precisão, a transparência e o controlo operacional. As nossas plataformas facilitam a integração de investidores, a elaboração de relatórios, a gestão de dados e os processos de AML/KYC, ajudando os gestores a proporcionar uma experiência de alta qualidade aos investidores e a cumprir os requisitos regulamentares e operacionais.
Temos uma vasta experiência na integração de novos fundos e na transição de estruturas existentes em todas as classes de ativos, estratégias e domicílios. As transições são geridas através de uma governação estruturada dos projetos, equipas dedicadas e prazos claramente definidos, com foco na continuidade, na integridade dos dados e numa comunicação clara ao longo de todo o processo. Esta abordagem foi concebida para apoiar atividades eficientes de integração e transição, com o objetivo de minimizar os transtornos para os investidores e para as operações do dia-a-dia.
A nossa combinação de independência, alcance global, prestação de serviços apoiada pela tecnologia e experiência operacional de longa data apoia os gestores na criação de modelos operacionais resilientes, escaláveis e alinhados com os investidores.
Para discutir como podemos apoiar o seu fundo, contacte Rafael Perez, Diretor de Desenvolvimento de Negócios da US Fund Services.
Para obter mais informações sobre as nossas capacidades mais abrangentes de administração de fundos, conheça melhor os nossos serviços para fundos.