Este artigo faz parte de uma série sobre a evolução da perspetiva relativamente à externalização da administração de fundos. Para a maioria dos gestores, esta mudança reflete uma reavaliação mais ampla da forma como o seu modelo operacional responde às expectativas dos investidores, às exigências regulamentares e ao crescimento a longo prazo.
Para muitos gestores de ativos alternativos, a administração interna de fundos tem sido, historicamente, vista como um sinal de controlo e capacidade. As equipas internas proporcionavam proximidade ao processo de investimento, supervisão direta dos dados e a tranquilidade de fluxos de trabalho familiares.
No entanto, em todas as classes de ativos, as estruturas dos fundos estão a tornar-se mais complexas, a supervisão regulatória está a intensificar-se e as expectativas dos investidores continuam a aumentar.
Estas pressões combinadas estão a redefinir a forma como os modelos operacionais funcionam na prática. O seu impacto torna-se mais visível à medida que as estruturas dos fundos crescem ou evoluem, especialmente quando a complexidade, as expectativas dos investidores e os requisitos regulamentares começam a convergir.
Quando os modelos internos costumam ser postos à prova
Estas pressões tendem a manifestar-se em momentos específicos do desenvolvimento de um fundo, em que as exigências operacionais aumentam acentuadamente:
A introdução de vários veículos, estruturas de coinvestimento ou estratégias paralelas
Expansão para novas jurisdições ou segmentos de investidores
Aumento das exigências de prestação de informações aos investidores ou dos requisitos de due diligence operacional
Aumento do volume e da complexidade dos relatórios regulamentares
Nestas fases, os processos que foram inicialmente concebidos para uma plataforma de menor dimensão podem tornar-se difíceis de expandir sem um investimento significativo em sistemas e pessoal.
Em resposta a isso, um número crescente de gestores está a reavaliar se a administração interna continua a ser o modelo operacional mais eficaz.
A crescente complexidade está a sobrecarregar as equipas internas
A administração de fundos hoje em dia é muito diferente do que era há apenas cinco anos. Os gestores têm de lidar com vários veículos paralelos, estruturas de coinvestimento, fundos alimentadores e distribuição transfronteiriça.
Cada camada adicional introduz complexidade a nível operacional e de elaboração de relatórios, aumentando a carga de trabalho das equipas internas.
Ao mesmo tempo, os quadros regulamentares, tais como a AIFMD, a AIFMD 2.0, o Formulário PF e os requisitos cada vez mais exigentes em matéria de combate ao branqueamento de capitais (AML) e de conhecimento do cliente (KYC), exigem dados mais detalhados, atempados e consistentes.
Para muitas equipas internas, a administração tornou-se um desafio em termos de gestão de volume e de risco, em vez de uma função que acrescenta valor.
As expectativas dos investidores mudaram
Muitos investidores institucionais consideram, cada vez mais, a administração independente como um elemento importante da governação e da supervisão operacional, em vez de um fator diferenciador. A due diligence operacional atribui agora grande importância à independência, aos controlos, à pontualidade e à integridade dos dados.
Os sócios comanditários e os investidores esperam relatórios consistentes e precisos em todos os fundos, ciclos de encerramento mais rápidos e acesso a portais digitais seguros que proporcionem uma visão atempada das contas de capital, dos valores líquidos dos ativos (NAV) e de informações relevantes contidas nos relatórios.
Para responder a estas expectativas a nível interno, é frequentemente necessário um investimento contínuo em sistemas, na reformulação de processos e em pessoal especializado.
Os administradores externos experientes estão normalmente estruturados para dar resposta a estas expectativas em diversas estratégias e jurisdições. Um administrador independente pode proporcionar uma garantia adicional aos investidores, especialmente no caso de gestores emergentes ou daqueles que estão a angariar capital junto de novos grupos institucionais.
Acesso a conhecimentos especializados e tecnologia
Um dos principais fatores que impulsionam a externalização é o acesso a conhecimentos especializados que são difíceis de desenvolver e manter internamente. Os administradores de fundos recorrem a equipas dedicadas que se concentram exclusivamente na contabilidade de fundos, nos serviços aos investidores, na prestação de informações regulamentares e nos requisitos específicos de cada jurisdição.
Esta especialização é cada vez mais apoiada pela tecnologia. As plataformas de nível industrial podem ajudar a reduzir os erros manuais, a encurtar os prazos de elaboração de relatórios e a garantir a preparação para auditorias. A automatização e a digitalização, incluindo portais para investidores, automatização da reconciliação e ferramentas de validação de dados, são cada vez mais consideradas componentes importantes da administração moderna de fundos. Reproduzir este nível de capacidade internamente requer frequentemente um investimento sustentado, especialmente para gestores que operam em várias estratégias ou que estão a expandir-se rapidamente.
Previsibilidade dos custos e escalabilidade
A gestão interna implica, normalmente, custos fixos relacionados com o pessoal, os sistemas e a supervisão, independentemente dos níveis de atividade do fundo. A externalização pode ajudar a converter certos custos fixos em custos mais variáveis, baseados na utilização, que se adaptam em função dos ativos, do número de investidores e do volume de transações.
Esta flexibilidade é particularmente valiosa durante os ciclos de angariação de fundos, em períodos de crescimento rápido ou aquando do lançamento de novos produtos em jurisdições desconhecidas. Os administradores estão habituados a integrar novos fundos, a gerir lançamentos complexos e a ajustar os recursos sem perturbar as operações do dia-a-dia.
Consequentemente, as equipas internas podem voltar a concentrar-se em atividades de maior valor, tais como a análise da carteira, o envolvimento dos investidores e o planeamento estratégico.
Gestão de riscos e resiliência
O risco operacional tornou-se uma questão do âmbito do conselho de administração. As falhas em matéria de cibersegurança, proteção de dados, continuidade das atividades e conformidade regulamentar acarretam consequências financeiras e de reputação significativas.
Dependendo da jurisdição e do modelo de serviço, os administradores subcontratados podem estar sujeitos a supervisão regulamentar e, normalmente, operam no âmbito de quadros de controlo estabelecidos, apoiados por procedimentos formais de governação e, quando aplicável, por análises de garantia independentes ou auditorias e por planos de continuidade testados. Para muitos gestores, isto proporciona uma camada adicional de resiliência que pode ser difícil de replicar internamente sem um investimento substancial.
A externalização não isenta de responsabilidade, mas pode ajudar a reforçar o ambiente de controlo global quando apoiada por uma supervisão e uma governação adequadas.
Uma mudança estratégica, não uma decisão do tipo «tudo ou nada»
É importante referir que o abandono da gestão interna não tem de ser uma escolha binária. Muitos gestores adotam modelos híbridos ou de co-sourcing, mantendo a supervisão estratégica a nível interno e subcontratando funções de grande volume ou especializadas.
A decisão de recorrer à subcontratação não se prende, portanto, tanto com a substituição da capacidade interna, mas sim com o alinhamento do modelo operacional com a dimensão, a complexidade e as ambições da plataforma do fundo.
Como podemos ajudar
A Trident Trust presta serviços independentes de administração de fundos numa vasta gama de classes de ativos alternativos, incluindo capital de investimento privado, dívida privada, capital de risco, imobiliário, fundos de cobertura e estruturas de ativos digitais.
As nossas equipas globais prestam apoio a fundos domiciliados em jurisdições-chave, incluindo os EUA, as Ilhas Caimão, o Luxemburgo, Malta, Singapura, Hong Kong, o Dubai e as Maurícias, e contam com experiência no apoio a fundos privados noutras jurisdições, tais como as Ilhas Virgens Britânicas (BVI) e Jersey. Oferecemos um amplo conjunto de serviços de contabilidade de fundos, serviços aos investidores, relatórios regulamentares e apoio operacional contínuo ao longo de todo o ciclo de vida do fundo.
Combinamos conhecimentos especializados locais com plataformas tecnológicas de nível industrial, concebidas para apoiar uma integração eficiente, a elaboração de relatórios precisos e uma gestão segura dos dados, ajudando os gestores a satisfazer as expectativas dos investidores e das entidades reguladoras, mantendo simultaneamente o controlo operacional.
Os nossos próximos artigos irão abordar os sinais que indicam que o seu fundo pode estar pronto para a externalização e os aspetos a ter em conta na escolha de um administrador de fundos ao considerar a externalização das funções administrativas.
Para discutir como podemos apoiar o seu fundo, contacte Rafael Perez, Diretor de Desenvolvimento de Negócios da US Fund Services.
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