Este artigo faz parte de uma série sobre a evolução da perspetiva relativamente à externalização da administração de fundos. Para a maioria dos gestores, esta mudança reflete uma reavaliação mais ampla da forma como o seu modelo operacional responde às expectativas dos investidores, às exigências regulamentares e ao crescimento a longo prazo.
No nosso artigo anterior, analisámos as razões pelas quais muitos gestores de fundos estão a reavaliar a administração interna.
Para muitos gestores, a decisão de externalizar a administração de fundos não começa com uma análise estratégica. Começa com atritos operacionais: a elaboração de relatórios demora mais tempo, as perguntas dos investidores tornam-se mais difíceis de responder e os colaboradores-chave assumem uma responsabilidade cada vez maior por processos que se tornaram mais complexos ao longo do tempo.
Por que é que estes sinais são importantes
Considerados isoladamente, estes sinais podem parecer controláveis. No entanto, quando analisados em conjunto, indicam frequentemente que o modelo operacional está a começar a afastar-se da escala e das expectativas do fundo.
Se não forem abordadas, estas pressões podem conduzir a atrasos na apresentação de relatórios e na atividade de capital, a um aumento do risco operacional, a um maior potencial de erros e a um maior escrutínio durante a due diligence dos investidores.
O reconhecimento precoce destes sinais permite que os gestores reajam de forma controlada, em vez de o fazerem sob pressão de tempo.
A seguir, apresentam-se cinco sinais comuns que sugerem que um modelo de gestão interna pode já não estar em sintonia com a dimensão, a estrutura ou as expectativas do fundo.
1. O seu modelo operacional depende de um pequeno número de pessoas
Uma preocupação recorrente entre os gestores que administram os seus próprios fundos é o risco de concentração.
Se um ou dois membros experientes da equipa detiverem a maior parte do conhecimento sobre os processos, das aprovações e do acesso aos sistemas, a resiliência operacional torna-se frágil. Doença, reforma, demissão ou ausência prolongada podem perturbar os ciclos de reporte, atrasar as atividades de investimento e aumentar o risco de erros.
À medida que as expectativas dos investidores, dos auditores e das entidades reguladoras em matéria de resiliência operacional continuam a aumentar em muitos mercados, este tipo de dependência torna-se cada vez mais difícil de justificar. Os administradores externalizados baseiam-se em modelos de prestação de serviços em equipa, em processos documentados e na separação de funções, o que contribui para reduzir a dependência de qualquer indivíduo em particular.
Se o planeamento da continuidade é motivo de preocupação, isso é frequentemente um sinal de que os recursos internos estão a ser sobrecarregados.
2. A vossa tecnologia está a limitar a experiência do investidor
A experiência do investidor está hoje intimamente ligada à tecnologia.
Os investidores institucionais e os sócios comanditários esperam, cada vez mais, portais seguros, formatos de relatórios uniformes e acesso atempado aos dados em todos os fundos e veículos de investimento. Nos casos em que as equipas internas dependem de folhas de cálculo, fluxos de trabalho manuais ou sistemas fragmentados, proporcionar esta experiência pode revelar-se um desafio.
Os sintomas mais comuns incluem atrasos na resposta a pedidos de informação, relatórios inconsistentes entre os diferentes veículos ou capacidade limitada para fornecer dados transparentes. Estas questões raramente refletem falta de empenho. Refletem, sim, limitações em sistemas que não foram concebidos para serem escaláveis.
Os administradores subcontratados costumam investir em plataformas criadas especificamente para a integração de investidores, a manutenção de contas de capital, a elaboração de relatórios e a segurança dos dados. Para muitos gestores, a subcontratação pode ser uma forma eficiente de modernizar a experiência do investidor sem ter de empreender grandes projetos tecnológicos internos.
3. As perguntas relacionadas com a due diligence dos investidores estão a tornar-se mais difíceis de responder
A due diligence operacional tornou-se mais pormenorizada e mais normalizada.
Os potenciais investidores colocam agora questões estruturadas sobre controlos, independência, cibersegurança, governação de dados, continuidade de negócios e reporte regulamentar. Nos casos em que a administração é gerida internamente, pode ser exigente fornecer garantias consistentes e documentadas em todas estas áreas.
Se as reuniões com investidores se centrarem cada vez mais em explicações operacionais, em vez de na estratégia de investimento, ou se os pedidos de políticas e dados concretos exercerem pressão sobre as equipas internas, tal poderá indicar que o modelo operacional está a ser alvo de escrutínio.
A administração independente pode ajudar a resolver esta questão através da introdução de processos formalizados, controlos por terceiros e uma separação mais clara entre a gestão da carteira e as operações do fundo. Isto é especialmente relevante nos casos em que o ambiente de controlo relevante do administrador está sujeito a relatórios de garantia independentes, tais como o SOC 1 ou a ISAE 3402, que podem proporcionar uma garantia adicional quanto à conceção e ao funcionamento de processos de controlo específicos.
4. As alterações regulamentares estão a exigir um esforço interno desproporcionado
O quadro regulamentar aplicável aos fundos alternativos continua a evoluir nas diferentes jurisdições.
Quadros normativos como a AIFMD, incluindo as alterações introduzidas ao abrigo da AIFMD II, a par dos requisitos cada vez mais exigentes em matéria de combate ao branqueamento de capitais (AML) e de conhecimento do cliente (KYC), continuam a aumentar o volume e a complexidade dos dados que os gestores podem ter de manter e comunicar. Para as equipas internas, manter-se a par das novidades pode consumir uma parte cada vez maior do tempo e dos recursos.
Quando o trabalho regulatório começa a sobrepor-se à análise, à comunicação com os investidores ou ao planeamento estratégico, isso pode ser um sinal de que é necessário recorrer ao apoio de especialistas. As entidades administradoras que operam em vários domicílios e regimes regulatórios estão frequentemente estruturadas para acompanhar e responder a estas alterações como parte do seu serviço principal.
5. Os planos de crescimento são limitados pela capacidade operacional
Muitos gestores chegam a um ponto de viragem quando lançam novos fundos, criam veículos de coinvestimento ou entram em novas jurisdições.
O que funcionou para uma única estratégia ou para uma base de investidores limitada pode não ser facilmente escalável. A contratação e formação de pessoal adicional, a implementação de novos sistemas e a reformulação de processos podem atrasar o tempo de lançamento no mercado e aumentar o risco de execução.
A externalização da administração de fundos pode proporcionar aos gestores acesso a infraestruturas consolidadas, processos especializados e conhecimentos específicos sobre as diferentes jurisdições, contribuindo para que os planos de crescimento avancem com menos pressão sobre as equipas internas.
Como podemos ajudar
A Trident Trust presta serviços independentes de administração de fundos numa vasta gama de classes de ativos alternativos, incluindo capital de investimento privado, capital de risco, dívida privada, imobiliário, fundos de cobertura e estruturas de ativos digitais.
As nossas equipas globais prestam apoio a fundos domiciliados em jurisdições-chave, incluindo os Estados Unidos, as Ilhas Caimão, o Luxemburgo, Malta, Singapura, Hong Kong, o Dubai e as Ilhas Maurício, com cobertura adicional para fundos privados noutras jurisdições, tais como as Ilhas Virgens Britânicas (BVI) e Jersey. Oferecemos um conjunto completo de serviços de contabilidade de fundos, serviços aos investidores, relatórios regulamentares e apoio operacional contínuo ao longo de todo o ciclo de vida do fundo.
Combinamos a experiência local com plataformas administrativas especializadas, concebidas para apoiar uma integração eficiente, a elaboração de relatórios precisos e uma gestão segura dos dados. A externalização não isenta o gestor das suas responsabilidades de supervisão, mas pode proporcionar infraestruturas, controlos e capacidade adicionais para apoiar o crescimento e ajudar a satisfazer as expectativas dos investidores e das entidades reguladoras.
O nosso próximo artigo abordará os aspetos a ter em conta na escolha de um administrador de fundos quando se pondera a externalização das funções administrativas.
Para discutir como podemos apoiar o seu fundo, contacte Rafael Perez, Diretor de Desenvolvimento de Negócios da US Fund Services.
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