Este artículo forma parte de una serie dedicada a la evolución de la perspectiva sobre la externalización de la administración de fondos. Para la mayoría de los gestores, este cambio refleja una reevaluación más amplia de cómo su modelo operativo responde a las expectativas de los inversores, a las exigencias normativas y al crecimiento a largo plazo.
En nuestro artículo anterior, analizamos por qué muchos gestores de fondos se están replanteando la administración interna.
Para muchos directivos, la decisión de externalizar la administración de fondos no parte de un análisis estratégico. Comienza por las dificultades operativas: la elaboración de informes lleva más tiempo, resulta cada vez más complicado responder a las preguntas de los inversores y el personal clave asume una responsabilidad cada vez mayor en unos procesos que se han vuelto más complejos con el paso del tiempo.
Por qué son importantes estas señales
Individualmente, estos indicios pueden parecer manejables. Sin embargo, en su conjunto, suelen indicar que el modelo operativo está empezando a desviarse de la escala y las expectativas de los fondos.
Si no se abordan, estas presiones pueden provocar retrasos en la presentación de informes y en la actividad de capital, un aumento del riesgo operativo, una mayor probabilidad de que se produzcan errores y un mayor escrutinio durante el proceso de debida diligencia de los inversores.
Detectar estas señales a tiempo permite a los directivos reaccionar de forma controlada, en lugar de hacerlo bajo la presión del tiempo.
A continuación se enumeran cinco indicios habituales que sugieren que un modelo de gestión interna podría haber dejado de ajustarse a la escala, la estructura o las expectativas del fondo.
1. Su modelo operativo depende de un número reducido de personas
Una preocupación recurrente entre los gestores que gestionan sus propios fondos es el riesgo de concentración.
Si uno o dos miembros del equipo con experiencia acaparan la mayor parte de los conocimientos sobre los procesos, las autorizaciones y el acceso a los sistemas, la resiliencia operativa se ve comprometida. Una enfermedad, una jubilación, una dimisión o una ausencia prolongada pueden alterar los ciclos de presentación de informes, retrasar las operaciones de capital y aumentar el riesgo de errores.
Dado que las expectativas de los inversores, los auditores y los organismos reguladores en materia de resiliencia operativa siguen aumentando en muchos mercados, este tipo de dependencia resulta cada vez más difícil de justificar. Los administradores externalizados se basan en modelos de prestación de servicios en equipo, procesos documentados y la separación de funciones, lo que contribuye a reducir la dependencia de una sola persona.
Si la planificación de la continuidad es motivo de preocupación, suele ser señal de que los recursos internos están demasiado sobrecargados.
2. Su tecnología está limitando la experiencia de los inversores
La experiencia de los inversores está hoy en día estrechamente vinculada a la tecnología.
Los inversores institucionales y los socios comanditarios esperan cada vez más contar con portales seguros, formatos de presentación de informes uniformes y un acceso oportuno a los datos de todos los fondos y vehículos de inversión. Cuando los equipos internos dependen de hojas de cálculo, flujos de trabajo manuales o sistemas fragmentados, ofrecer esta experiencia puede resultar complicado.
Entre los síntomas más comunes se encuentran los retrasos en la respuesta a las solicitudes de información, la falta de coherencia en los informes entre los distintos vehículos o la capacidad limitada para proporcionar datos transparentes. Estos problemas rara vez se deben a una falta de esfuerzo, sino que reflejan las limitaciones de unos sistemas que no fueron diseñados para adaptarse a un mayor volumen de trabajo.
Los administradores externalizados suelen invertir en plataformas diseñadas específicamente para la incorporación de inversores, la gestión de cuentas de capital, la elaboración de informes y la seguridad de los datos. Para muchos gestores, la externalización puede ser una forma eficaz de modernizar la experiencia de los inversores sin tener que involucrar grandes proyectos tecnológicos internos.
3. Cada vez resulta más difícil responder a las preguntas de debida diligencia de los inversores
La debida diligencia operativa se ha vuelto más detallada y más estandarizada.
Los posibles inversores plantean ahora preguntas estructuradas sobre los controles, la independencia, la ciberseguridad, la gobernanza de los datos, la continuidad del negocio y la presentación de informes reglamentarios. Cuando la administración se gestiona internamente, ofrecer garantías coherentes y documentadas en todas estas áreas puede resultar complicado.
Si las reuniones con los inversores se centran cada vez más en explicaciones operativas en lugar de en la estrategia de inversión, o si las solicitudes de políticas y datos generen presión sobre los equipos internos, esto podría indicar que el modelo operativo está siendo objeto de escrutinio.
La administración independiente puede contribuir a resolver esta cuestión mediante la implantación de procesos formalizados, controles realizados por terceros y una separación más clara entre la gestión de la cartera y las operaciones de los fondos. Esto resulta especialmente relevante cuando el entorno de control pertinente del administrador está sujeto a informes de verificación independientes, como el SOC 1 o la ISAE 3402, que pueden aportar una mayor seguridad en cuanto al diseño y el funcionamiento de determinados procesos de control.
4. Los cambios normativos están generando un esfuerzo interno desproporcionado
El marco normativo de los fondos alternativos sigue evolucionando en las distintas jurisdicciones.
Normativas como la AIFMD, incluidas las modificaciones introducidas en virtud de la AIFMD II, junto con los requisitos cada vez más exigentes en AML y KYC, siguen aumentando el volumen y la complejidad de los datos que los gestores pueden verse obligados a conservar y comunicar. Para los equipos internos, mantenerse al día puede suponer una parte cada vez mayor de su tiempo y recursos.
Cuando las tareas regulatorias empiezan a restar importancia al análisis, la comunicación con los inversores o la planificación estratégica, puede ser una señal de que se necesita apoyo especializado. Las entidades administradoras que operan en múltiples jurisdicciones y regímenes regulatorios suelen estar estructuradas para supervisar y responder a estos cambios como parte de su servicio principal.
5. Los planes de crecimiento se ven limitados por la capacidad operativa
Muchos gestores llegan a un punto de inflexión al lanzar nuevos fondos, incorporar vehículos de coinversión o entrar en nuevas jurisdicciones.
Lo que ha funcionado para una única estrategia o una base de inversores limitada puede que no sea fácil de ampliar. Contratar y formar a personal adicional, implantar nuevos sistemas y rediseñar procesos puede ralentizar el tiempo de comercialización y aumentar el riesgo de ejecución.
La externalización de la administración de fondos puede proporcionar a los gestores acceso a una infraestructura consolidada, a procesos especializados y a conocimientos específicos sobre las distintas jurisdicciones, lo que contribuye a que los planes de crecimiento se lleven a cabo sin sobrecargar a los equipos internos.
Cómo podemos ayudarle
Trident Trust ofrece servicios independientes de administración de fondos en una amplia gama de clases de activos alternativos, entre los que se incluyen el capital privado, el capital de riesgo, la deuda privada, el sector inmobiliario, los fondos de cobertura y las estructuras de activos digitales.
Nuestros equipos internacionales prestan apoyo a fondos domiciliados en jurisdicciones clave, entre las que se incluyen Estados Unidos, las Islas Caimán, Luxemburgo, Malta, Singapur, Hong Kong, Dubái y Mauricio, además de ofrecer cobertura adicional para fondos privados en otras jurisdicciones, como BVI y Jersey. Ofrecemos una gama completa de servicios de contabilidad de fondos, atención al inversor, presentación de informes reglamentarios y apoyo operativo continuo a lo largo de todo el ciclo de vida del fondo.
Combinamos nuestra experiencia local con plataformas administrativas especializadas, diseñadas para facilitar una incorporación eficiente, una presentación de informes precisa y una gestión segura de los datos. La externalización no exime a los gestores de sus responsabilidades de supervisión, pero puede proporcionar infraestructura, controles y capacidad adicionales para respaldar el crecimiento y ayudar a cumplir las expectativas de los inversores y de las autoridades reguladoras.
En nuestro próximo artículo abordaremos qué aspectos hay que tener en cuenta a la hora de elegir un administrador de fondos cuando se plantea externalizar las tareas de administración.
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