A auditoria anual de fundos pode ser uma época do ano estressante para todas as partes envolvidas, e a introdução de ativos digitais e o ritmo acelerado de evolução nesse setor criaram novas camadas de complexidade no que diz respeito ao processo de auditoria. Entretanto, a pressão indevida não precisa ser necessariamente o caso.
Um cronograma claro do trabalho que precisa ser feito, com responsabilidades alocadas, é a base para o bom andamento do processo de auditoria de qualquer fundo, quer ele invista ou não em ativos digitais. No entanto, há também detalhes específicos, peculiares aos fundos de ativos digitais, especialmente em termos de manutenção de registros, avaliação de ativos líquidos e tratamento contábil para ativos criptográficos, em que o conhecimento especializado é inestimável.
Há princípios fundamentais que devem ser seguidos durante toda a auditoria e, de fato, durante todo o exercício financeiro, o que simplificará significativamente o processo e reduzirá a possibilidade de encontrar obstáculos. Sabendo disso, é importante que o fundo tenha processos internos e uma equipe focada e bem informada para garantir que possa cumprir os requisitos relevantes. Isso ocorre principalmente porque o fundo tem suas próprias obrigações com o órgão regulador aplicável e seus investidores, e o administrador estaria executando esse processo com vários clientes ao mesmo tempo.
Abaixo estão os fundamentos que devem ser levados em consideração para garantir um processo de auditoria tranquilo e eficiente que beneficiará todas as partes relevantes.
Planejamento
O planejamento específico para a sua auditoria é a primeira e essencial etapa para um processo tranquilo e uma conclusão oportuna. O administrador, o gestor do fundo e o auditor (coletivamente, as "partes") devem estar cientes dos prazos regulamentares que o fundo deve cumprir nas jurisdições aplicáveis. Uma reunião entre todas as partes deve ser realizada de 2 a 3 meses antes do final do ano fiscal do fundo para que um cronograma seja estabelecido e acordado. Como resultado da reunião, cada parte envolvida deve ter funções e responsabilidades atribuídas e prazos a serem cumpridos. Alguns fundos também podem concordar em fazer uma auditoria provisória para se antecipar a qualquer problema que possa surgir em um momento mais urgente durante a auditoria. Cabe a todas as partes decidir e concordar em seguir esse caminho.
Uma questão importante a ser considerada durante o planejamento da auditoria não é apenas o prazo para o fundo, mas também para seus investidores e gerente de investimentos. Embora o fundo tenha seus próprios prazos regulatórios (normalmente 6 meses após o encerramento do ano fiscal), os investidores e o gerente de investimentos podem ter seus próprios prazos pessoais de declaração de impostos e prazos regulatórios, respectivamente. Esses prazos podem ser anteriores aos do fundo, e a reunião de planejamento deve levar isso em consideração ao definir o cronograma, as funções e as responsabilidades.
Comunicação
Um plano que não é seguido por uma comunicação contínua entre todas as partes durante a auditoria se tornará irrelevante e apresentará um alto risco de não cumprir os prazos. As partes precisarão manter linhas de comunicação abertas durante todo o processo de auditoria e cada parte responsável deve responder às solicitações de informações e perguntas adicionais.
O administrador deve designar membros da equipe (mais de um para garantir a continuidade) com a experiência relevante sobre o fundo e que tenham tempo suficiente para se dedicar à auditoria, de modo que sejam receptivos e capazes de se comunicar de forma eficaz com os auditores. Normalmente, os auditores darão acesso ao seu portal on-line para que possam se comunicar com o administrador por meio de um único canal e também terão um membro da equipe designado para o fundo. Isso ajudará a garantir que a solicitação de informações e as respostas relevantes sejam comunicadas de forma suave e eficiente.
Conhecimento especializado e treinamento contínuo
Há alguns anos, quando os fundos de criptomoedas ainda estavam em sua infância, todos os participantes do setor ainda estavam aprendendo uns com os outros sobre o mundo dos ativos digitais, especialmente no que se refere à contabilidade. O setor evoluiu significativamente desde então. Agora há uma expectativa de que todas as partes envolvidas tenham mais conhecimento e tenham adquirido a experiência necessária para realizar uma auditoria sem problemas. O conhecimento especializado precisa ser adquirido não apenas no assunto, ou seja, em ativos digitais, mas também, o que é muito importante, na preparação das demonstrações financeiras e nos padrões contábeis relacionados a ativos digitais. O administrador precisa estar sempre a par das atualizações das Normas Internacionais de Contabilidade e de outras regulamentações que se aplicam à posse de criptomoedas e outros ativos digitais relacionados. Deve-se dar atenção especial e treinamento às atualizações sobre reconhecimento, classificação e mensuração do valor justo das moedas digitais.
Independentemente de o fundo estar sendo auditado de acordo com os padrões de auditoria geralmente aceitos nos Estados Unidos (US GAAP) ou com os Padrões Internacionais de Relatórios Financeiros (IFRS), o administrador precisa investir tempo regularmente para ficar a par dos desenvolvimentos desses padrões de contabilidade em relação aos ativos digitais para garantir que permaneça especializado na classe de ativos, de modo que as demonstrações financeiras apresentadas ao auditor estejam em ordem desde o início. Isso economizará um tempo precioso na troca de e-mails e ligações entre o auditor e o administrador durante a auditoria para garantir que as demonstrações financeiras estejam em conformidade com as normas atuais.
Manutenção de registros
A manutenção adequada de registros realizada durante todo o ano pelo administrador é essencial para garantir que o cálculo do Valor Patrimonial Líquido (NAV) durante o processo de auditoria seja preciso e eficiente. É importante que o sistema de contabilidade do administrador possa lidar com as características específicas da negociação de ativos digitais. Uma tabela de contas e um balancete devem ser flexíveis o suficiente para abranger a contabilidade de vários componentes, por exemplo, margens de derivativos, staking, recompensas, airdrops e pools de liquidez. Um balancete financeiro "tradicional" pode não ter a flexibilidade necessária para cobrir esses componentes, e o administrador pode lançar tudo em uma única conta, dificultando a recuperação e a separação de dados de meses anteriores na fase de auditoria, o que atrasa o processo de auditoria.
Além disso, o administrador deve registrar e salvar adequadamente todos os dados de negociação e reconciliações em seus servidores, especialmente porque algumas bolsas de criptomoedas não permitem que você volte no tempo para recuperar dados via API. Assim, a manutenção de registros e a contabilidade devem ser facilmente recuperáveis e feitas com as solicitações do auditor em mente.
Há uma consideração especial a ser levada em conta também para os fundos que negociam tokens não adquiridos e/ou pré-ICO. Na maioria dos casos, os fundos teriam firmado um Acordo Simples para Tokens Futuros (SAFT). É importante que o administrador tenha um registro do SAFT e esteja totalmente ciente de seu conteúdo do ponto de vista contábil. Isso garantirá a contabilidade e a manutenção de registros adequados no balancete do fundo.
Tecnologia
A tecnologia desempenha um papel fundamental na contabilidade de fundos de ativos digitais. A recuperação ou extração independente de dados para fundos de ativos digitais envolverá, na maioria dos casos, tecnologia avançada, o que permitirá que o administrador calcule o NAV sem problemas e em tempo hábil. Essa função é ainda mais importante para fundos quantitativos e de negociação de alta frequência. A menos que o administrador tenha a tecnologia adequada, que lhe fornecerá informações completas sobre as negociações, as participações e a precificação do fundo, surgirão problemas durante o cálculo crítico do NAV e, eventualmente, durante o próprio processo de auditoria.
O administrador com o qual você trabalha deve ter investido em tecnologia que, em última análise, garantirá um processo de cálculo e auditoria do NAV sem problemas. Da mesma forma, os auditores devem ser capazes de extrair dados de forma independente para auditar as informações que lhes são fornecidas pelo administrador e/ou pelo fundo. Isso permitirá que as partes confiem em seus próprios dados, em vez de confiar e esperar por dados provenientes de terceiros, com a possibilidade de retardar o processo de auditoria.
Depois que o processo de auditoria for encerrado, todas as partes devem se reunir para analisar o processo de auditoria e discutir o que deu certo e o que pode ser melhorado para o próximo processo de auditoria. Isso dará tempo suficiente para que todas as partes envolvidas recebam esse feedback e o tratem adequadamente.
As práticas recomendadas acima não só ajudarão o processo de auditoria em si, mas também ajudarão a construir o relacionamento entre todas as partes envolvidas, tornando um processo possivelmente doloroso muito mais suave e colocando a equipe em uma posição em que cada parte esteja preparada e ciente de seu papel e responsabilidade com antecedência.